출장은 일정기간 동안 회사 외부에서 업무를 수행하는 것이고, 출장보고서는 그 출장에서 진행한 업무 내용을 요약하여 보고서하는 문서를 말합니다.
출장 보고서를 작성하는 이유는 정보를 공유하여 회사 목표를 달성함에 있습니다. 즉 출장을 통해서 얻은 정보를 관련 부서 사람들에게 전달하고 정보를 얻은 사람들은 자신의 업무 실적을 달성하는데 활용할 수 있습니다. 뿐만 아니라 여러 가지 이유로 담당자가 변경되더라도 보고서가 축척되어 있다면 기존의 거래처와 담당자를 보자 용이하게 파악할 수 있습니다.
출장 업무 절차
1. 계약수립 - 효율적인 출장업무를 수행하기 위해서 목적, 내용, 행선지, 교통편, 출장일정 등을 사전에 준비합니다.
2. 출장품의 및 승인 - 출장를 진행하기 위해서는 비용이 수반되므로 사전에 품의서를 제출하고 승인을 받아야 합니다.
3. 업무수행 - 효율 - 효과적인 업무수행을 위해서는 수립한 계획은 규정된 절차에 따라 업무를 처리하는게 좋습니다.
4. 결과보고 - 출업을 마치고 복귀한 다음 수행에 따른 결과 내용을 요약하여 보고합니다.
5. 비용정산 - 출장 여비란 출장을 수행하면서 수반되는 비용을 말합니다. 일반적으로 식대, 숙박비, 교통비 등을 의미하며 증빙서류를 잘 챙겨두었다가 제출합니다.
출장보고서 작성시 주의할 사항
1. 출장업무를 수행하는 중에 필요한 내용을 수시로 메모해야 합니다.
2. 출장보고서는 일반적으로 수행경로를 중심으로 주관적인 내용보다 객관적인으로 작성합니다.
3. 출장 수행내용을 작성할 때에는 두괄식으로 작성합니다. 결론을 적고, 그 결론에 이르게 된 과정을 시간순서대로 설명해야 합니다.
4. 출장을 통해서 성공과 실패가 분명한 경우에는 성공과 실패에 이르게 된 과정, 원인과 이유를 정확하게 작성합니다. 그리고 그에 대한 자신이 생각하는 결과에 대한 관점과 대응 방법을 서술합니다.
출장보고서 양식
출장 보고서 양식은 샘플 이미지 하단에 첨부되어 있는 파일을 클릭하면 다운로드 받을 수 있습니다. 다운로드 받은 문서를 개인적으로 사용할 수 있고 재배포하는 경우에는 출처 표시를 해야 합니다.
